Proje Yönetiminde Acil Eylem Planı, Kapsam Kayması ve Altın Kaplama

Her Proje Yöneticisinin Bilmesi Gereken Proje Yönetimi Terimleri

Acil Eylem Planı (Contingency plan): Acil Eylem Planı, tanımlanmış risklerin ortaya çıkması durumunda, bu riskler ile başa çıkmak üzere geliştirilen alternatif planlardır. Riskler planlama aşamasından itibaren, belirlendiği ve ölçeklendirildiği zaman, bu riske karşın acil eylem planı da hazırlanmalıdır. Uygulanması ise ancak risk ortaya çıktığı zaman olacaktır. Tanımlanmayan ve bilinmeyen riskler için Acil Eylem Planı hazırlayamazsınız. Çünkü; bilinmeyen riskler için plan yapılması da mümkün değildir. Eğer acil eylem planınız hazırsa; problem ortaya çıktığı zaman, alternatif çözümleri proje ekibiniz ile tartışıp zaman kaybetmek yerine, hızlıca planı uygulamaya koyarsınız. Eğer risk ortaya çıktığı zaman, elinizde bir eylem planı yok ise; siz ve ekibiniz ne yapılması gerektiği konusunda muhtemelen tartışıp kafa yoracaktınız ve zaman kaybedeceksiniz. Acil Eylem Planı, cevap verme sürenizi kısaltacaktır!

B Planı (Fallback Plans): Eğer riskin etkisi büyük ve acil eylem planınınız işe yaramamış ya da hedeflenen etkiyi yaratamamış ise bu durumda B Planı devreye girer. Birkez daha belirtmekte fayda var: Risklerin tanımlanmasından itibaren; Acil Eylem planı ve B planlarını da geliştirmeniz gerekiyor.

Kapsam Kayması (Scope Creep) Proje kapsamının kontrolsuz bir şekilde değişmesi kapsam kayması olarak adlandırılır. Kapsamda yapılan değişiklik, diğer değişikliğe yol açar ve sonunda proje kapsamı tamamen değişmiştir!

Peki kapsam kayması nasıl ortaya çıkar? Genellikle ufak ve önemsiz gibi gözüken bir değişiklik talebiyle başlar. Örneğin; ürün fiyatı aynı kalacak şekilde, müşteri ürüne fonksiyonellik katılmasını talep eder ya da proje ekibi, kendi insiyatifi ile ürüne değer katmak istemiştir. Yapılacak değişikliğin önemli bir etkisi olmayacağını ve bir şekilde tolere edilebileceği düşüncesiyle hareket edilmiştir. Sonrasında bu değişikliği, başka bir değişiklik talep eder ve sonrasında bir değişiklik daha… Kapsam kaymasının önüne geçmek için planlama aşamasında hazırlanan proje kapsam bildiriminin, tüm proje paydaşları tarafından doğru anlaşıldığından ve hemfikir olunduğundan emin olunmalıdır. Proje ekibi ve müşteri ile iletişim de ayrıca çok önemlidir! Unutmamak gerekir ki, başarısız projelerin çoğunda, kapsamın iyi kontrol edilememesi ve başlangıçta anlaşılan kapsamın fazlasıyla değişmesi etkin olmaktadır.

Altın Kaplama (Gold Plating) Altın kaplama, kapsamda olmamasına rağmen kasıtlı olarak müşterilere ekstra fonsiyonalite ve özellik sunmak anlamına geliyor. Örneğin; müşteriden talep gelmemesine rağmen ilave özellik sunmak gibi… (daha iyi performans, daha kaliteli ürün) Proje yöneticisi ya da ekibinin, işini en iyi şekilde yapmak istemesi sonucu, iyi niyet çerçevesinde ürüne ilave özellikler eklemesi altın kaplamaya bir örnektir.  Fakat bu tür girişimler, müşteriye ilave bir maliyet olarak yansımazken; projenin süresi ve maliyeti üzerinde olumsuz etki yaratıyor. Kapsam kaymasından farklı olarak; altın kaplama ile proje temel çizgisinde (project baseline) bir değişiklik olmaz. Sadece bu kapsama yapılacak ilave ve ekstralar, altın kaplama olarak nitelendirilir.

Globalde geçerliliği olan ve en çok talep edilen 3 Proje Yönetim Serfikası (PMP, CAPM, PRINCE2) ile ilgili yazıma gitmek için, bu linki tıklayabilirsiniz.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir