Proje Yönetimi Nedir ve Neden Gereklidir?

Proje Yönetimi Nedir?

Proje Yönetimi, proje hedeflerine ulaşmak için; bilgi, beceri, araç ve teknikleri kullanarak; proje faaliyetlerini gerçekleştirme işidir. PMI, proje yönetiminin en etkili nasıl uygulanacağına ilişkin 49 adet süreç belirlemiştir. Proje yönetimi yapılırken sıklıkla kullanılan, en temel proje yönetimi süreç ve uygulamalarını aşağıdaki gibi özetlemek mümkündür:

• Projeye neden ihtiyaç olduğunu tanımlamak: Projenizin kabul görmesini, yatırım yapılmaya değer olduğunu ve projenize bütçe atanmasını istiyorsanız; projenizin sonunda çıkan ürün/servis ve sonuçların gerekliliğini ve firmanın stratejik hedeflerine nasıl hizmet ettiğini; diğer bir ifadeyle “işin gerekçesini” net olarak tanımlamanız gerekiyor.

• Proje başlatma belgesini hazırlamak: Proje başlatma belgesi olmadan, proje başlamaz. Proje Başlatma Belgesi, tartışmasız projenizi pazarlayacağınız en iyi araçtır. Proje yönetimi için oldukça kritik öneme sahip proje başlatma belgesine ait detayları bu yazımda bulabilirsiniz.

• Proje paydaşlarını ve paydaşların görev ve sorumluluklarını belirlemek: En büyük yanılgı, sadece proje aktivitelerini gerçekleştiren kişileri dikkate almaktır. Rapor hazırlarken size yardımcı olacak kişiler, kalite standard ve metrikleri belirlerken beraber çalışacağınız kalite departmanı, değişim talebini beraber değerlendireceğiniz değişim komitesi gibi proje süresince etkileşime geçeceğiniz tüm paydaşları dikkate almanız gerekiyor.

• Proje paydaşları ile görüşerek proje gereksinimlerini belirlemek, kapsam dokümanını hazırlamak

• Proje ekibini ve proje kaynaklarını belirlemek

• Projenin sonunda çıkacak ürünün kalite standardlarını ve metriklerini belirlemek: Kalite kısmını göz ardı ettiniz ve müşteri proje teslimatınıza kabul vermezken, gecikme sonucu yaşadığı zararı kapatmak için üzerine bir de ceza kesti. Bu durumla asla karşılaşmak istemezsiniz, değil mi? Cevabınız evetse; müşteri için kabul kriterinin ne olduğunu ve bunun nasıl ölçüleceğini bilmeniz gerekiyor.

• Proje süresince riskler, sorunlar ve değişikliklerin yönetilmesi ve takibi: Risk yönetimi ve risk yanıtlama stratejileri için bu makaleyi inceleyebilirsiniz.

• Gerçekçi proje yönetim planlarını hazırlamak: Gerçekçi kelimesinin altını çizmek gerekiyor, zira gerçeği yansıtmayan bir proje yönetim planı, proje ekibinin motivasyonunu ve paydaşların projeye olan güvenini zedeleyebilir. İlaveten proje yönetim planı sıklıkla proje zaman planı ile karıştırılıyor. Proje yönetim planları; kapsam, zaman, kalite, iletişim, kaynak, risk, maliyet, değişiklik, süreç iyileştirme, konfigurasyon, gereksinim ve satınalmanın tamamını kapsıyor. Projenizde hangi süreçleri kullanacağınıza göre, planlama aşamasında hangi proje yönetim planlarını hazırlamanız gerektiğine karar verirsiniz.

• Hazırlanan proje planlarına göre projenin yönetilmesi ve takibi

• Proje süresince, gerekmesi durumunda proje planlarının değiştirilmesi

• Proje ekibinin motivasyonunu sağlamak: Projenin başarısı, proje ekibinin başarısına bağlıdır. Projelerde takım yönetimi için buraya tıklayın.

• Proje paydaşları arasında etkin bir iletişim yönetimi kurmak

• Bütçenin kontrol altında tutulması

• Proje performansının ölçülmesi

• Şartname ve satınalma süreçlerini organizasyon yararına güvenceye almak

• Öğrenilmiş dersler dokümanını hazırlamak: Projeler başarısız olabilir. Ama o projede yapılan hatalardan alınan dersler, sonraki projelere ışık tutacaktır. Bu nedenle proje başarı ve başarısızlıklarından çıkartılan derslerin kayıt altında tutulması proje yönetiminin olmazsa olmazlarındandır.

• Proje kayıtlarını güncellemek, sonraki projelerde kullanmak üzere proje bitiminde bu kayıtları arşivlemek: Bilgi, bir organizasyonun en değerli varlıklarındandır. Proje yönetimi ile proje sonucu çıkan bilgiyi kayıt altına alır ve bu bilginin ulaşılabilir olduğundan emin olursunuz.

Proje yönetimi neden gereklidir?

Projeler, organizasyon tarafından belirlenen strateji ve hedeflerin gerçeğe dönüştürülmesinde ya da başarısızlığında çok önemli bir role sahip. Öte yandan 2018’de PMI tarafından yapılan 2018 Pulse of profession araştırma sonuçlarına göre, günümüzde uygulanan projelerinin %43’si planlanan bütçede tamamlanamazken;  %48’i zaman planının gerisinde kalıyor.

PMI tarafından Proje yönetimine ait çarpıcı bulgular

PMI tarafından yapılan 2018 Pulse of the profession araştırmasına göre proje yönetimi hakkında en güncel sonuçlar

Kötü proje yönetimi uygulamaları sonucu ortaya çıkan vasat proje yönetim performansı, yüksek miktarda paranın da israfına yol açıyor. 2018 Pulse of profession araştırmasına göre, vasat proje performansı nedeniyle her bir doların %9.9 çöpe gidiyor. Örnek verecek olursak, 1 Milyon USD değerindeki bir projenin 99.000 USD israf ediliyor. 2013 yılında bu oranın daha yüksek; yani %13.5 seviyelerinde olduğunu düşünürsek; son 5 yılda organizasyonların israf ettikleri para miktarında %27’i oranında azalma olması oldukça sevindiricidir. Bu da demek oluyor ki; artık organizasyonlar proje yönetimi konusunda daha bilinçli ve proje yönetiminin proje başarısına olan katma değerinin farkındalar.

Organizasyonlar proje yönetim başarısını nasıl arttırabilirler?

PMI, 6 yıllık çalışması sonusunca proje başarını en çok nelerin etkilediğini yayımladı. Proje yönetim başarınının arkasında, sırasıyla sponsorun projelere aktif katılımı ve proje kapsamının doğru yönetilmesi yatıyor. Diğer çalışmalar da gösteriyor ki; yetenek yönetimini etkin uygulamak da projenin başarısını doğrudan etkiliyor. Gelin bu maddeleri detaylıca inceleyelim:

Sponsorlarının projelere aktif olarak katılımını sağlamak

Yönetici kadrosundan projenize atanmış bir sponsor; tartışmasız bir velinimettir. Sponsor, şirketin strateji ve amacının ne olduğunu bilen ve sizin projenizin bu stratejilere nasıl bir katkı sağlayacağını gören kişidir. Yani bu kişi, üst yönetime projenizin PR’ını yapmada ve bir sorun ile karşılaştığınızda size tüm kapıların açılmasında kritik öneme sahiptir. PMI’a göre aktif katılım gösteren sponsorların yer aldığı projeler, diğerlerine nazaran %40 daha başarı göstermektedir.

Kapsamı kontrol altında tutmak:

Kapsam kayması ya da diğer bir ifadeyle kapsamın; zaman, maliyet ve kaynaklarda düzenlemeler yapmadan kontrolsüzce değişime uğraması sonucu; planlanan sürelerin üzerine çıkılması, milyonlarca liranın israf edilmesi ve motivasyon kaybı durumları ortaya çıkıyor. PMI’ın 2018 araştırmasına göre son 1 yıl içinde tamamlanan projelerin %52’sinde  kapsam kayması ya da kapsamda kontrol edilemeyen değişiklikler meydana geliyor. Teknoloji bu denli hızlı gelişirken; bir ürün veya servisin ilk planlandığı şekilde sunulması da mümkün olmuyor. Günümüzde herşey çok hızlı değişiyor, teknolojik gelişmeler,firmanın önceliklerinin değişmesi ve haliyle proje hedeflerinin değişmesi, kapsamdaki değişikliklerin kontrol dışına çıkmasına önemli katkı sağlıyor. Peki bunun önüne nasıl geçebilirsiniz? Paydaş yönetimi, değişim yönetimi ve risk yönetimini etkin bir şekilde uygulamak kapsam kaymalarının önüne geçmek için gerekli. İlaveten Agile gibi iteratif proje yönetim yaklaşımları, değişiminin kaçınılmaz olduğu projeler için tercih edilebilir.

Yetenek yönetimini uygulamak: 

Teknolojideki hızlı gelişmeler, rakabet ortamında ayakta kalmanın gerektirdiği organizasyonel değişimler, globalleşme yolundaki atılan adımlar; yıllık gerçekleştirilen proje sayısının artmasına yol açıyor. Projelerin artması, proje yöneticisine olan talebin artması anlamına geliyor. Yetenek yönetimini doğru uygulamak projeninin başarısını da doğrudan etkilerken, israf edilen paralarında önüne geçiliyor. Sadece ihtiyaç duyulduğu anda Proje yöneticisini işe almak ya da dışarıdan kiralamak, kariyer planlamasına yeterli önemi vermemek gibi kötü uygulamalar projenin başarısını da doğrudan etkiliyor. Sektördeki hızlı gelişmelere adapte olmak ve kullanılan proje yönetim uygulamalarının yetersiz kalması sonucu agile gibi yeni proje yönetim yaklaşımlarına olan gereksinim; eğitim ihtiyacını da beraberinde getiriyor.

Bir sonraki yazımda “Neden Proje Yönetim Ofisine (PMO)  İhtiyaç Vardır?” konusunu inceledim. Bu yazıya ulaşmak için bu linki tıklayabilirsiniz.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir