Proje Durum Değerlendirme Toplantılarının Verimsiz Geçmesinin 6 Nedeni

Proje Durum Değerlendirme Toplantıları Neden Verimsiz Geçer?

Proje Yöneticinin önemli görevlerinlerinden biri de projenin güncel durumu ve ilerleyişi hakkında proje ekibinin ve ilgili paydaşların aynı ve doğru fikre sahip olmasını sağlamaktır. Bunun için en etkili çözümlerden birisi de Proje Durum Değerlendirme Toplantıları  düzenlemektir. Fakat proje için bu kadar kritik role sahip bu toplantılar; oldukça verimsiz, amacından uzak ve  hatta sancılı geçebiliyor. Hatta Salary.com tarafından düzenlenen bir ankete göre “toplantılar” iş ortamındaki verimliliği öldüren faaliyetlerin bir numarası seçildi. Peki proje ekibi tarafından bu toplantılar neden çoğunlukla verimsiz ve zaman kaybı olarak nitelendirilmektedir? Bu yazıda toplantıların verimsiz geçmesini sağlayan nedenleri inceleyeceğiz ama öncesinde Proje Durum Değerlendirme Toplantıları  nedir ve ne amaçla yapılır? sorusunu cevaplayalım:

Proje Durum Değerlendirme Toplantıları, belirli aralıklarla yapılan ve proje hakkında bilgi alışverişinin sağlandığı etkinliklerdir. Bu toplantılar proje ekibi ve/veya kritik paydaşların katılımı ile gerçekleştirilir.  Toplantıda genellikle aşağıda bahsedilen konular üzerine konuşulur:

Proje Durum Değerlendirme Toplantıları Gündem Maddeleri

  • Mevcut iş ve aksiyonlara dair güncellemeler
  • Mevzut sorunların değerlendirmesi
  • Bir sonraki aşamada gerçekleşecek kritik işler
  • Proje zaman planına uygun gidilip, gidilmediği
  • Risklerin değerlendirmesi
  • Projenin Bütçe/ Kalite/Kapsam açısından takibi ve değerlendirmesi

Proje Durum Değerlendirme Toplantıları ‘nın ne sıklıkla yapılması gerektiği önemli bir konudur. Aksi taktirde, bu toplantıların gereğinden fazla ya da az yapılması, bu toplantılardan beklenen faydanın düşmesine yol açacaktır. Bunun  haricinde aşağıdaki açıklanan sebepler de bu toplantıların verimliliğini olumsuz etkilemektedir:

Proje Durum Değerlendirme Toplantılarının başarısını olumsuz etkileyen nedenler:

  • Toplantıya hazırlık yapmadan gelmek
  • Toplantı sırasında zamanın etkin yönetilememesi
  • Eksik ya da özensiz hazırlanmış toplantı gündemi
  • Toplantı gündeminin dışına çıkılması, tartışmanın gereğinden fazla uzaması
  • Ekibin toplantı esnasında dengeli olarak fikir beyan etmesi
  • Doğru kişilerin toplantıya davet edilmemesi

Toplantıya Hazırlık Yapmadan Gelmek

Proje yöneticilerin liderliğinde düzenlenen bu toplantılarda en büyük rol yine proje yöneticilerine düşüyor. Proje yöneticisinin toplantıya katılmadan önce proje ekibinden mail ya da yüz yüze görüşmeler ve/veya kullanılan proje yönetimi yazılımları ile bilgi toplanıp ön hazırlık yapılması ve toplantı gündeminin buna göre belirlemesi, toplantıdaki zaman kayıplarının önüne geçecektir.

Toplantıya katılanların mutlaka gündem maddelerine göre ön hazırlık yapması gerekir. Dersine yeteri kadar çalışmayan ekip bireyleri, sorumlu olduğu konu hakkında yeterli geribildirim yapamadığı için; ilgili ya da ilgisiz tüm katılımcıların o konuda kafa yorup zaman kaybedilmesine ve karara bağlanamamış bir aksiyonun bir sonraki toplantı gündemini de meşgul etmesine yol açar.

Toplantı Sırasında Zamanın Etkin Yönetilememesi

Zaman yönetiminin etkin yapılamaması ise, ek toplantı gibi ekstra işler ortaya çıkartırken, ekibin moral ve motivasyonunda azalmaya yol açar. Eğer ekip, bu durum ile sıklıkla karşılaşırsa, bu toplantıların zaman kaybı olduğunu düşünüp; katılmamayı tercih edebilir. Ekibin motivasyonunu kaybetmek, proje başarısızlığının en büyük nedenlerinden de birisidir!

Bu nedenle Proje yöneticisi, toplantının en başında, gündem maddeleri hakkında bilgi verirken her bir gündeme ne kadar süre ayrıldığına dair bilgi vermeli ve toplantı gidişatı bu plana uygun olarak ilerlemelidir. Eğer bir gündem maddesi üzerinde, planlanandan uzun süre kaybedildiyse, zaman kalması durumunda bu tartışma toplantı sonuna ertelenebilir.

Toplantı için çalışanların en motive ve musait olduğu zamanlar öğle yemeğinden 1 saat öncesi ya da mesai bitimine yakın saatleridir. (15:00 ve sonrası)

Eksik ya da Özensiz Hazırlanmış Toplantı Gündemi

Toplantı öncesinde hazırlanmış ve proje ekibiyle paylaşılmış proje gündemi, kişilerin toplantıya hazırlıklı gelmeleri için kritik öneme sahiptir. Gündem ile beraber toplantı yeri ve saati de katılımcılar ile ideal olan en geç 1 gün öncesinden paylaşılmalı ve davetlilerin katılım durumu öğrenilmelidir. Gündemi eğer çok erken gönderirseniz, bu durumda gündemin unutulması ya da gündemin mailler arasında kaybolması da olasıdır. Bu nedenle katılımcılarında hazırlık yapabilmesi için en ideali 2-3 gün önceden paylaşılmasıdır. Toplantı daveti göndermek ve katılımcıların durumunu da kolayca takip edebilmek için Microsoft Outlook programından destek alabilirsiniz.

Toplantı Gündeminin Dışına Çıkılması, Tartışmanın Gereğinden Fazla Uzaması

Sıklıkla yapılan hatalardan birisi de, toplantı gündeminde yer almayan konular üzerine gereksiz  zaman harcamaktır. Konuşulması gereken asıl maddeler üzerine yeterli vakit kalmadığından; gecikmeler, kısa zamanda alınmış yetersiz kararlar, iletişim problemleri ortaya çıkar.

Ekibin Toplantı Esnasında Dengeli Olarak Fikir Beyan Etmesi

Toplantı sırasında, ekip bireyleri arasında dengenin kurulamaması sonucu; baskın bireylerin toplantıya hakim olması ve pasif bireylerin düşüncelerini yeteri kadar aktaramamasına yol açar. Bu durum, alınan kararların kalitesini negatif yönde etkiler. Proje yöneticisi, tüm bireylerin dengeli biçimde fikrini beyan etmesini sağlamalıdır.

Doğru kişilerin toplantıya davet edilmemesi

Toplantıya tüm proje ekibinin çağrılmasına gerek yoktur. Proje durumu hakkında, ekip ve paydaşlar ile bilgi paylaşılması, yüz yüze görüşmeler ya da  mail ortamında da yapılabilir. Burada amaç görüşelecek gündem maddelerine ilişkin karar verici rolundeki kişilerin toplantıya davet edilmesi olmalıdır. Toplantı katılımcı sayısını maksimum 12 kişi ile kısıtlı tutun. En ideali 4-6 kişidir.

Verimli durum değerlendirme toplantıları, yüksek motivasyon, zamanında doğru bilgiye erişim, risk ve sorunların zamanında ortaya çıkartılması, artan iletişim kalitesine yol açar. Toplantıya katılan herkesin zamanı değerlidir, bu nedenle zamanı akıllıca kullanmak gerekir!

 

 

 

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir