Neden Proje Yönetim Ofisine İhtiyaç Vardır?

PROJE YÖNETİM OFİSİ (PMO)

Günümüz kompleks iş ortamında, ortak kullanılan kaynaklar ile kısıtlı zamanda projeleri başarı ile tamamlama ihtiyacı; projelerin verimliliğini arttırmak, maliyetleri azaltmak ve bütçe & zaman yönünden teslimatları iyileştirmek, daha iyi tahminleme yapabilmek amacıyla kurulan Proje Yönetim Ofisi’ne (PMO) ilgiyi de arttırıyor.

Proje Yönetim Ofisi, bir organizasyondaki Proje Yönetimi ile ilgili süreçleri ve standardları belirleyen ve yürütülmesinden sorumlu departman ya da gruptur.Click To Tweet Etkin bir Proje Yönetimi sağlamak için kullanılacak kaynak, prosedürler,  performans kriterleri ve araçları belirler.

PMO kurmanının birden fazla faydası vardır. Öncelikle projelerin firmanın hedef ve stratejileri ile uyumlu olduğundan emin olarak;  projelerin standard bir metodoloji ile yürütülmesini sağlar. Bu standardlar Proje Yöneticisine, var olan kaynakları, iş akışlarını ve araçları nasıl kullanması gerektiği konusunda yol gösterir ve projeler arasındaki çakışma ve hataları önler ve gereksiz ve fazla eforu ortadan kaldırır.

PMO  kurmak organizasyonel bir değişim gerektirir ve bu aşamada değişme olan direnç PMO ‘nun başarısız olmasındaki en büyük engellerdendir. Bu engeli aşmak için üst yönetimin desteğini alarak hareket etmek gereklidir.

Sonraki aşama, yapıyı belirlemek ve takımı kurmaktır. PMO yapısı için tanımlanmış standard bir şablon yoktur, her firma kendi kültür, yönetim tarzı, projelerde yaşadıkları zorluklar, projelerin tipleri / çeşitliliği ve büyüklüğü, organizasyon yapısı, kaynakların uygunluğu, mevcut görev ve sorumluluk tanımlarından yola çıkarak kendi PMO yapısını ve ekibini oluşturmalıdır.

Bundan sonraki aşama, PMO standarlarının, uygulamalarının, metodolojilerinin dokümente edilmesidir.  Standardizasyon, farklı projeleri birbiriyle kıyaslama açısından önemlidir. Ayrıca kaynakları gerekli projelere kontrollü dağıtmak açısından da takip sağlar.

Takibinde PMO takımının eğitim ihtiyacı belirlenmeli, hem standard ve metodolojiler hem de Proje Yönetimi ile ilgili eksik noktaları gidermek için eğitim planı hazırlanmalıdır.

PMO süreçlerini uygulamaya başladıktan sonra standardize edilmiş araçlar, şablon ve metodolojiye uygun şekilde performans takibi ve raporlaması yapılması ve eksik görülen noktalar iyileştirilmelidir. Proje takımı, projenin etkinliğini değerlendirmede kullanılan metrikleri bilmeli ve proje gidişatını takip edebilmelidir.

Yapılacaklar Listesi: Proje Yönetim Ofisi Kurmak

Proje Yönetim Ofisi kurarken hangi noktalara dikkat etmeniz gerekir? Başarılı bir PMO yapısının oluşturduğunuzdan emin olmak için aşağıdaki maddeleri gerçekleştirdiğinizden emin olun:

PMO’nun vizyonunu doğru belirlediniz mi?

  • PMO’nun etkileşim içinde olduğu ekip ve departmanların iş kapsamını belirlediğiniz mi?
  • PMO hedeflerini belirlediniz mi ve bu hedefler firmanın stratejileri ile uyumlu mu?
  • Üst yönetim ve anahtar paydaşlar PMO hedeflerinizi onayladı mı?
  • PMO’nun vizyonu, organizasyon kültürünüz ile tutarlı mı?

Metriklerin takibi yapıyor musunuz?

  • PMO’nun başarısını değerlendirmek için hangi metrikleri kullanıyorsunuz?
  • Kim, ne sıklıkla bu metrikleri toplayacaktır?
  • Bu metrikleri kimlerle paylaşacaksınız?
  • Bu metrikleri ne sıklıkla paylaşacaksınız?

PMO için belirlediğiniz standard ve prosedürler yeterince anlaşılır mı?

  • PMO prosedür ve metodojileri ekibinizin kolayca takip edebileceği kadar basit ve anlaşılır mı?
  • PMO prosedür ve metodojilerinin doğru uygulandığının takibini yapabiliyor musunuz?

Soru ve yayımlanmasını istediğiniz konular için bana gizemkaya@projesehri.com mail adresinden ulaşabilirsiniz.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir